Автор экспертной статьи: налоговый консультант Стулова О.В.
Документы для грузоперевозок по России — ключевой аспект работы в сфере доставки и транспортировки грузов. При оформлении ошибки были и будут совершаться, так как, в их заполнении участвует много людей. Каждый может внести свою лепту, намерено или нет, из-за которой пострадает грузоперевозчик. Ему могут не оплатить поездку, обвинить в порче товара, простое…
Заставят возместить убытки, неустойку или выпишут штраф … Иногда защиты своих прав или оплаты за труд приходится добиваться через суд. И большая часть неприятностей связана с неправильным ведением документации.
Важно: С января 2021 введены Новые Правила перевозки грузов, оформления документов. Изменено количество сопроводительной документации, добавлен электронный формат заполнения бланков. Смотрите Постановление Правительства РФ №2200 (21/11-20 г.). Регламент действует до 2027 года.
Зная об основах работы с путевыми документами, минимизируете проблемы при перевозке грузов. Избежите ошибок, лишающих водителя заработка. Снимете с себя ответственность за халатность других. Лучше заранее подготовить необходимый комплект заполненных бланков, чтобы получатель груза собственноручно заверил их после разгрузки транспортного средства.
Какие документы нужны для перевозки груза по России
В минимальный пакет входят документы, без которых заниматься транспортировкой грузов нельзя. Этот набор, находящийся у водителя, подтверждает грузоперевозку. Именно в таком порядке придется с ними взаимодействовать всем причастным к процессу: заказчику-грузоотправителю или диспетчеру:
- Договор грузоперевозки
- Заявка-договор
- Путевой лист
- ТН — Транспортная накладная
- ТНТ — Товаро-транспортная накладная, Счет-фактура, УПД (Универсальный Платежный Документ)
- Акт о доставке груза (выполнении заказа)
- Счет на оплату грузоперевозки
- Сопроводительная ведомость — контейнерная перевозка (Приложение № 9 Норматива ПП РФ №2200).
- Заказ-наряд (договор фрахтования) — поездка с экспедитором.
В п. 9 Новых Правил говорится о необходимости предоставления грузоперевозчиком, еще до заключения договора с грузоотправителем, Прейскуранта с указанием расценок на перевозку с условиями оказания услуг. Это своеобразное Коммерческое Предложение (КП), которое можно разослать кому угодно в поисках работы.
Диспетчера, как правило, его не запрашивают, поэтому инициатива исходит от самого перевозчика: ООО, ИП или физлица. Далее рассмотрим, каковы особенности приведенных в списке документов. На что следует обратить внимание, чтобы избежать критических ошибок. Дадим рекомендации опытных перевозчиков.
Прейскурант — документ от грузоперевозчика
Содержание Прайс-листа можно подсмотреть на сайтах компаний, аналогично вашей. Хорошо бы сделать цветную графику, вставить фотографии, которые привлекают внимание, помогают визуально выделиться среди прочих Предложений. В документ вносят следующую информацию:
- сведения об организации или ИП (название/ФИО, полностью, без сокращений во избежание путаницы);
- адрес офиса, ИНН, ОГРН;
- контактные данные;
- количество ТС (марка, тоннаж, тип кузова и пр.);
- расценки, какие услуги предлагаете;
- способ оплаты (нал/безнал, предоплата…);
- фиксированные ставки, например, поездок по определенным городам России;
- цены за погрузку/выгрузку, если этим занимается сам водитель;
- условия сотрудничества (выгоды).
Часто заказчик сам рассылает техническое задание ТЗ — требования к перевозчику. В его списке претендентов для оказания данной услуги несколько. Выбор делается ни только в сторону низких расценок, смотрят так же на водительские данные (профессионализм, опыт работы), надежность исполнителя. Проверяют документы на ТС.
Договор на перевозку грузов
Если ваши условия и расценки устраивают грузоотправителя, следующим этапом будет заключение договора о сотрудничестве. Для составления документа потребуется Карта партнера, с которым собираетесь работать. Это информация юридического статуса — реквизиты стороны заказчика. Аналогичные сведения предоставляет грузоперевозчик. Данные заносят в подготовленный шаблон соглашения.
- Документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
- Если работают на основании Патента, указывают место заключения договора — регион, в котором оформлены.
- Вносят сведения о заказчике и исполнителе: Наименование ООО, ФИО лица, его представляющего, юридический адрес, ОГРН.
- Прописывают обязательства: с одной стороны — доставка груза, с другой — своевременная оплата.
- Указывают способ обмена документами: телефон, электронная почта, иное.
- Способ оплаты (100% предоплата, после доставки груза, по факсимильным (сканам) счетов и т. п.).
- В случае, если расценки КП заказчика устраивают, лист с тарифами вставляют в договор.
- Проверяют содержание документа, все ли устраивает — это типичные пункты Соглашения: Права и обязанности; Порядок приемки услуг; Ответственность сторон (санкции, пени, неустойка); Форс-мажор; Дополнительные условия и пр.
- Срок действия договора (год, два, три …)
- В заключении вставляют реквизиты (включая банковские счета) обеих сторон, которые заверяются подписями (КЭЦП) и печатями, если обмен документами происходит в электронном формате.
Договор на перевозку грузов вступает в силу с момента заключения. Чтобы не возникло проблем с копированием и вставкой сведений, представленных заказчиком и исполнителем, Карта с реквизитами выполняется в Word (овском) формате, с расширением: .doc; docx.
Договор-заявка на перевозку груза
Заявка оформляется на каждую поездку и ТС отдельно. Документ должен исходить от заказчика, но иногда, по его просьбе, этим занимается грузоперевозчик. Почему это обязанность заявителя? Потому что указываются следующие характеристики:
- тип, вес и габариты груза;
- маршрут;
- данные на заявленный автомобиль;
- сроки исполнения заказа (дата погрузки/разгрузки);
- адреса загрузки, точки доставки;
- контактные лица отправителя и получателя;
- особые условия: например, забрать образцы продукции.
В документе прописывают Дополнительные условия грузоперевозки. Которые не должны противоречить составленному ранее договору. На каких пунктах акцентируют внимание:
- За техническое состояние ТС ответственность несет исполнитель.
- В период транспортировки груз не должен оставаться без охраны.
- За его состояние и сохранность отвечает грузоперевозчик.
- Документ (заявка) переданный по факсимильным каналам, имеет юридическую силу.
- Водитель должен быть на связи с диспетчером круглосуточно и т. п.
В конце указываются реквизиты сторон, аналогично с договором. Подписывая заявку, вы соглашаетесь со всеми условиями, прописанными в ней. Значит, берете на себя обязательства выполнения перечисленных требований заказчика.
Обратите внимание: Договор и Заявка — документы, формально составленные по типовому шаблону. Но они могут отличаться форматом изложения, количеством пунктов, разным содержанием. Поэтому читайте их внимательно, перед тем как подписать, чтобы не остаться крайними в случае непредвиденной ситуации.
Путевой лист грузового транспортного средства
Путевка с отметками о прохождении предрейсового медицинского и технического осмотра должна быть у каждого водителя, перевозящего груз. Независимо от того является он наемным работником или ИП. Управлять ТС без этого документа запрещено. К тому же, если он отсутствует или не имеет обязательных к заполнению реквизитов, в случае ДТП страховая компания откажет в возмещении ущерба.
Рекомендуем указать в качестве ответственного за грузоперевозку ни ИП, а грузоотправителя. Исполнитель — водитель, а не предприниматель. В случае форс-мажорных обстоятельств, например, перегруз ТС, штрафы для шофера (физлица) будут минимальными. В финансовом отношении значительно пострадает именно тот, кто в этом виновен.
Если же загруженное ТС взвесили, указали тоннаж и габариты, превышающие нормативы, ответственность понесет водитель, ИП или ООО. Поэтому эти параметры сверяют в пункте загрузки. После доставки груза, Заказчик должен указать в путевке:
- дату;
- маршрут (адреса назначения);
- общий пробег;
- время: длительность рейса.
Когда подобных документов накопится несколько штук, подпись с печатью Заказчика, подтвердит факт выполнения работ, если он об этом «забудет».
Примечание: Согласно Новому ПП РФ №2200 сведения, касающиеся груза, вносит Заказчик. Если они неверны, умышленно изменены, с водителя снимается вся ответственность. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы эти данные были указаны в отрывном талоне путевого листа и ТН. Электронный формат документов имеет такую же юридическую силу, как и бумажный носитель.
Транспортная накладная на перевозку груза
Наличие ТН является доказательством факта заключения договора между заказчиком и грузоперевозчиком, если нет иного условия. Актуальная форма приведена в качестве Приложения № 4 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом №2200. Это один из самых значимых документов, подтверждающих факт доставки груза по назначению. Если его нет, то и ТНТ не оформляют. Одно без другого невозможно. Какие сведения вносят:
- Реквизиты, указанные в Карте партнера (Заказчика).
- Номер Заказа-заявки.
- Сведения о грузополучателе.
- Данные характеристик на груз, в том числе, прилагаемые специальные документы-инструкции (сертификаты) с описанием химических веществ, если перевозится опасный груз. В соответствии с международным Соглашением Прилож.. А п. 5.4.1, т. н., ДОПОГ (30/09-57 г.)
- Сопроводительные документы, предусмотренные таможенными, санитарными, ветеринарными, карантийными и пр. регламентами, определенными Правилами РФ.
- Указания грузоотправителя — технические требования к параметрам ТС.
- Контактное лицо приемщика груза (необходимые реквизиты, выполненные условия перевозки).
- Сдача груза: адрес доставки, время прибытия, разгрузки, состояние товара, соответствующие подписи — грузоперевозчика и получателя.
- Условия перевозки (соблюдены ли): сохранность, отсутствие задержек, порчи, недостачи и т. п.
- Кто и когда (дата) принял Заявку к исполнению.
На обратной стороне грузоперевозчик указывает свои реквизиты, данные на ТС, замечания, была ли переадресация грузопоставки, маршруты, стоимость оказанной услуги, тип расчета и пр. Так же свои отметки и замечания, если есть претензии, выставляют все участники процесса: грузоотправитель, получатель, перевозчик.
Примечание: Пункты 5 и 6 документа (Указания грузоотправителя и Прием груза) являются одними из самых важных. Когда никаких отметок нет, грузополучатель подписал и поставил печать, все нормально. Если в момент погрузки заметили, что повреждена, например, упаковка или пломба, отразите это на обратной стороне ТН, чтобы снять с себя ответственность.
Важно: Пока в 6 пункте не будет подписи и печати получателя — груз числится за перевозчиком. Значит вы его не сдали, следовательно, оплаты не будет. ТН должны выдать при загрузке, но если это не так, оформите документ (заполнив свой бланк) самостоятельно.
Товаро-транспортная накладная, Счет-фактура, УПД
Перечисленные документы выдают при загрузке перед дорогой в 4 экземплярах, включая ТН. Для перевозчика груза, отправителя и получателя. Делать их самим не нужно. Главное, о чем нельзя забывать — поставить на них (вкл. копии) печати и подписи. По одному экземпляру оставляют на выгрузке.
Важно: При отсутствии после доставки груза заверенных документов (ТТН, Счета-фактуры, УПД и Акта приемки), груз будет числиться на перевозчике: водителе, ИП, ООО или отправителе-логисте. Так же проблемы возникнут у грузоотправителя, особенно со своевременной оплатой отгруженного товара.
Подписанные и заверенные печатью документы свидетельствуют, что груз был отправлен, доставлен и получен грузополучателем. В противном случае у грузоотправителя не будет доказательств, что товар получен другой стороной.
Если в пункте выгрузки печать отсутствует, вместо нее предложат подписать документы, основываясь на доверенности, выданной приемщику. Им может быть просто сторож на объекте. Такое в практике грузоперевозок не редкость. Ничего опасного в этом нет. В подобной ситуации подпись доверенного лица равнозначна печати.
Акт выполненных работ по перевозке груза автомобильным транспортом
После доставки товара из пункта А в пункт назначения составляется Акт на оказание услуги грузоперевозки и предъявляется Счет на оплату. Понадобится два экземпляра: один — перевозчику, второй — Заказчику. Который обязан его подписать и оплатить работу, согласно оговоренному тарифу и срокам. Что указывают в документе:
- реквизиты Исполнителя и Заказчика;
- обоснование — заключенный договор;
- наименование услуги: грузоперевозка;
- маршрут, дата, часы работы;
- данные о ТС;
- ФИО водителя;
- сумма к оплате
- подписи сторон.
Если документ подписан, но своевременно не оплачен, он является доказательством в суде, что со стороны Исполнителя нет нарушений, претензий не предъявлено. Поэтому Ответчик обязан произвести выплату (иногда, с учетом пеня). Поэтому не забывайте в договоре указывать подобный пункт за просрочку платежа. Тогда сумма, которую «выбиваете», будет гораздо больше, чем стоимость грузопоставки. Это невыгодно Заказчику, а потому больше шансов, что он заплатит. Так же должен быть путевой лист грузового автомобиля с пройденным предрейсовым медицинским осмотром.
Примечание: От наименования услуг в Акте зависит, будет ли оплата произведена с НДС или без. Поэтому учитывайте (ИП), что Транспортно-экспедиционные услуги — облагаются НДС, а просто транспортные — нет.
Счет на оплату грузоперевозки
Этот документ похож по содержанию на Акт, с незначительными отличиями. Добавляется таблица с реквизитами, отсутствует подпись и печать Заказчика. Исполнитель заверяет свои данные, указывает срок и сумму оплаты услуги грузоперевозки.
Заключение: По статистике примерно 20% перевозок груза остаются не оплаченными. Основная причина — недобросовестный заказчик, пользующийся неосведомленностью грузоперевозчика. Правильно оформленные документы — гарантия, что вы не будете обмануты. Удачи.