Автор экспертной статьи: экономист, налоговый консультант Стулова О.В.
Путевые листы используются для контроля транспортных средств и из водителей. Поскольку с 2021 года путевой лист обязаны оформлять даже на те машины, которые не перевозят грузы или пассажиров, в процесс оформления и предоставления данного документа стал требовать больших усилий. На этом фоне позитивным можно считать введение формы электронного путевого листа, которая начнет действовать с 1 марта 2023 года.
Правовое регулирование электронного путевого листа
Понятие электронного путевого листа появляется в Приказе Минтранса России от 28 сентября 2022 года №390. Срок действия Приказа — с 1 марта 2023 года по 1 марта 2029 года. Приказ практически не вносит явного регулирования в отношении применения электронных путевых листов. Документ устанавливает лишь следующее:
- Форма путевого листа может быть бумажной и электронной.
- Медицинский работник при проверке может заверить данные как собственноручной, так и электронной подписью (усиленной и квалифицированной).
- Также квалифицированной электронной подписью (КЭП) могут заверять документ иные должностные лица.
- При оформлении путевого листа в электронном виде будут применяться дополнительные требования к указанию даты, времени и показаний одометра.
- При использовании путевого листа в электронной форме перевозчик при приёме груза может при сверке данных с отправителем использовать путевой лист в любой форме.
- При выдаче электронных путевых листов не действует требование к их обязательной регистрации в путевом журнале.
- В приказе так же остался открытый вопрос, какой штамп ставит медицинский работник после осмотра водителя, точнее, что на нем должно быть написано: предрейсовый медицинский осмотр прошел или ПРЕДСМЕННЫЙ медицинский осмотр прошел. Читать разъяснения обязательно!
Пока что основная потенциальная сложность при использовании электронных путевых листов состоит в том, что для их надлежащего оформления медицинские сотрудники и другие проверяющие должны использовать квалифицированную электронную подпись. Она же, в свою очередь, должна получаться в специализированных центрах, а бесплатное получение в налоговой предусмотрено только для индивидуальных предпринимателей и руководителей юридических лиц.
Конкретный порядок оформления и предъявления электронных путевых листов должен быть утвержден отдельными постановлениями Минтранса. Вероятно, что предъявлять электронный документ можно будет также, как и электронный ОСАГО — в распечатанном виде или на экране телефона.
<h3″>Правила оформления электронного путевого листа
Базовые правила заполнения и оформления путевых листов всё ещё регулируются Уставом автомобильного транспорта, статей 6. Как обязательные реквизиты, так и правила их оформления, должны соответствовать тем же требованиям, что и в случае с бумажными путевыми листами.
Точно также до сих пор нет единой утверждённой формы для заполнения. Единая форма составляется каждой транспортной компанией индивидуально. Тем не менее, перечень обязательных реквизитов присутствует и включает в себя:
- наименование путевого листа и номер (указываются в шапке документа);
- срок действия документа;
- сведения о перевозке;
- сведения о собственнике транспортного средства (может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо)
- сведения о водителе транспортного средства (ФИО, даты медицинских осмотров);
- сведения о транспортном средстве (тип, модель, марка, номер авто и номер прицепа, дата технического контроля, дата выпуска и возвращения на линию).
Желательно отражать путевые листы в соответствующем журнале на протяжении пяти лет, даже если в отношении электронных документов такие требования не предусмотрены
Итоги введения электронного путевого листа
Введение возможности оформлять путевые листы в электронном виде — один из случаев общей закономерности преобразования формы официальной документации. Ряд официальных документов уже можно получать в электронном виде, а в скором времени ожидается, что в электронной форме можно будет оформлять и договор фрахтования, а также заказ и соответствующую заявку.
В отношении электронного путевого листа можно ожидать, что возможности по предоставлению такого типа документации расширятся тогда же, когда появится больше контролирующих лиц, оформивших квалифицированную электронную подпись.
Путевые листы используются для контроля транспортных средств и из водителей.